Så motverkar du dumhet på arbetsplatsen

Inflation på chefer och administratörer, omfattande regelverk och en ovilja att tänka utanför boxen – kryddat med en rejäl portion floskler. Det senaste decenniet har Mats Alvesson, organisationsforskare och professor vid Lunds universitet, skrivit en rad böcker och debattartiklar om hur dagens organisationer sköts ineffektivt. Sin nya bok, Dumhetsbekämpning – bättre organisationer och mer mening i arbetet (Fri Tanke), har han skrivit ihop med Stella Cizinsky, överläkare i kardiologi, verksamhetschef och debattör inom sjukvårdsfrågor. Där ger de bland annat tips på hur man kan identifiera organisatoriska problem på sin arbetsplats – och handla därefter. Målgruppen är chefer, konsulter och utbildare, men även vanliga anställda.

Boken tar avstamp i det som Mats Alvesson kallar för ”funktionell dumhet” – ett begrepp han myntade redan 2012 och som han menar sitter i väggarna på många arbetsplatser. Den funktionella dumheten präglas av en utbredd regelstyrning i kombination med en allmän benägenhet att rätta in sig i ledet och inte tänka utanför det föreskrivna. Han ger ett exempel från sitt eget yrkesliv inom universitetsvärlden: etikprövningar.

– Det innebär att folk som håller på med forskning inom vissa områden ska ha särskilda tillstånd. Ingen skulle komma på denna tanke inom till exempel journalistik. Allmänt finns mycket funktionell dumhet inom akademin; många ägnar sig åt navelskådande och att skriva texter avsedda för det egna skrået, snarare än att bidra till användbar kunskap.

Är detta ett nytt fenomen?

– Nej, funktionell dumhet har alltid funnits. Men i dagens samhälle – där väldigt många inte gör något som är uppenbart förnuftigt – eskalerar den. Tanklöshet och tankeslöhet tycks breda ut sig i arbetslivet. Många är i dumhetsbranschen; de förför, förenklar och håller på med tveksamheter som de inte reflekterar över. Exempelvis håller folk på med medarbetare- och lönesamtal utan att det nödvändigtvis leder någonstans. Åtskilliga följer hellre tropp än håller på egen integritet.

Har vi blivit dummare?
– Vi har nog inte blivit mycket dummare i snäv, intelligens mening. Men vår förmåga till kritisk reflektion verkar ha minskat. Många tänker men alldeles för snävt. Man följer regelverk och rutiner eftersom det är jobbigt och riskabelt att tänka utanför dessa. Kanske har man fel? Kanske tar någon illa upp om man inte håller sig till reglementet och istället försöker använda det egna omdömet?

Hur allvarligt är det då med den utbredda funktionella dumheten? Ganska allvarligt, enligt Mats Alvesson. Han pekar på flera samhällssektorer som han menar fungerar illa på grund av ineffektivitet, bland annat skola, sjukvård, polis, socialtjänst och delar av näringslivet.

– Man ropar på alltmer resurser, vilket sällan hjälper. Om tillräckligt många skulle tänka till och ta ansvar för att plocka bort alla onödigheter och kontraproduktiva påfund – däribland värdegrundsövningar, vissa utvecklingsprojekt och dokumentationer som inte leder någon vart – skulle vi ha ordentliga resursökningar vad gäller kärnverksamhet och bättre resultat. En anledning till att det inte sker en förändring kan vara att det även finns de som gagnas av det rådande systemet. Mats Alvesson lyfter bland annat fram konsulter, utbildare, administratörer och chefer.
– Vinnare är personer i tveksamma befattningar som bidrar föga till kärnverksamheten, samt en del företag som säljer onyttiga eller uppblåsta produkter och tjänster, typ utbildningar eller projekt i det senast modet – ofta något som börjar med ”hållbart” eller ”strategiskt”.

Bland vinnarna nämner han även ”paragrafryttare” och andra med ett byråkratiskt sinnelag. Men också de som vill säga ”rätt” saker och personer som han kallar för ”floskelgillare”.
– Förlorare är de som är beroende av verksamheten ifråga. Och alla som vill tänka till och göra ett meningsfullt arbete. Tyvärr är det senare ingen dominerande grupp på många arbetsplatser.
Vems ansvar är det att motverka att en organisation styrs på ett ineffektivt sätt?

– Det är allas ansvar. Sedan har förstås chefer och välutbildad personal ett särskilt ansvar. Men ofta är dessa personer fångade i funktionell dumhet. Det gäller även många professionella som är insnöade i sin yrkesvärld och sina särintressen. Därför bör alla hjälpas åt och ge tydlig feedback som stimulerar kritiskt ifrågasättande.

Ni tar i boken upp dagens inflation på chefer och ledare. Vad beror denna på?
– Många vill lämna kärnverksamheten och slippa slita med denna. Sedan ska man helst göra karriär. Därtill finns en naiv övertro på att ledarskap gör susen. Men gör man närstudier av chefer – vilket vi har gjort – märker man mest mötesaktivitet och administration. Medarbetarna vill sällan vara följare till ledare.

I boken Värdet av värdegrunder (Fri Tanke), som kom ut 2021, skriver Mats Alvesson och ekonomiforskarna Martin Blom och Andreas Jansson om hur begreppet ”värdegrund” de senaste 30 åren har blivit ofrånkomligt på i praktiskt taget alla arbetsplatser. Författarna konstaterar också att arbetet med värdeord i många fall riskerar att sluka både tid och resurser utan att för den skull göra någon större skillnad för den dagliga verksamheten.

– Man odlar lätt självgodhet och önsketänkande. Vår forskning visar att få kommer ihåg de mer eller mindre godtyckliga orden som man gärna blåser upp som företagets värdegrund.
Många skulle säga att begrepp som visioner, värdegrunder och etik i grunden är positiva saker.Du håller inte med?

– Jag är tveksam till om det är positivt. I regel blir det mycket floskler. Jag använder uttrycket ”lallande positivitet”. Ofta leder detta till mötesritualism, planfetischism, tjusighetsprat och dokumentationsraseri snarare än att lösa reella problem.
Internationellt sett lyfts svenska, platta hierarkier och företagsstrukturer ofta fram som föregångsexempel. Hur skulle du säga att graden av funktionell dumhet ser ut i Sverige jämfört med andra länder?

– Det är inte så stora skillnader. Jag håller ofta föreläsningar för internationella grupper och då är det hög igenkänningsfaktor. Men begreppet funktionell dumhet har haft extremt starkt genomslag i Sverige. I vårt land är vi ganska lydiga, angelägna att passa in i gruppen, följa alla regler och inte kränka någon.
Vad kan man som individ göra för att motverka dumhet på sin arbetsplats?

– Tänk till, lyft blicken och ställ frågan: Vad håller vi på med? Sedan ska man prata med andra och försöka få fram kritiska reflektioner. Dessa kan man sedan kommunicera till ledningen. Ofta kan man helt enkelt arbeta på klokare sätt: skippa möten eller korta ner dessa, bara skriva rapporter som någon läser och följa rutiner när de är förnuftiga.

Vad tror du om framtiden när det gäller funktionell dumhet?
– Funktionell dumhet tycks bara bli mer populärt, med fler lagar, tryck på anpasslighet, politisk korrekthet och skapande av komplexa organisationer där få har överblick och man bara bryr sig om sin egen lilla låda. Förhoppningsvis kan ekonomiska begränsningar framtvinga förändringar och minska administrationen i framtiden.